Aşağıdaki olay bizzat yaşanmıştır;
Otomotiv servislerine sarf malzemeler üreten
bir şirkette Satış&Pazarlama Müdürü olarak işe başlayınca asistanımdan ilk
talebim önceki yılın satış raporlarını görmek oldu. Asistanım bu talebimi
yerine getirmek üzere işe koyuldu. İlk birkaç saatte rapor gelmedi. O günün
bitiminde beklediğim rapor hala gelmemişti. İkinci gün seyahatim nedeni ile
dışardaydım ancak maillerimi kontrol ettiğimde rapor hala yoktu. Artık durumu
anlamıştım ama kabul etmek istemiyordum. İstediğim rapor yoktu. Üçüncü gün asistanımı
yakaladığımda tahmin ettiğim gibi faturalardan satış raporu hazırlamaya çalıştığını
gördüm. Yani muhtemelen birkaç ayda ancak tamamlanacak bir işi yapmaya
çalışıyordu. Böyle bir şey istemediğimi söyledim ve ne yapacağımı düşünmeye
başladım. Gereken açıktı bu raporları alabileceğim bir yazılımı şirkette
kurdurmam gerekiyordu.
Ancak bildiğim tek yazılım ERP
idi. Bu yazılımın bedeli bir yana kurulması hem zahmetli hem de minimum bir yıl
sürecekti. Oysa ki benim ihtiyacım bir ay, en fazla iki ayda hemen kullanmaya
başlayacağım bir programdı. Böyle bir programı bilmediğim için muhasebe
programlarının geçici çözümleri ile
yetinmek durumunda kaldım.
Çok sonra danışmanlık yapmaya
başladığımda adı CRM olan yazılımların aslından benim o dönem ihtiyacım olan
program türü olduğunu anladım. Ancak ne yazık ki bu CRM programlarının hiç biri
reel sektörde satış müdürü olarak çalışan benim gibi birine ulaşamamıştı.
Bilgisayarla arası iyi olan, bilişim sistemlerinin faydalarını yaşayarak görmüş
ve kendi çapında dünyayı takip etmeye çalışan birisi olarak bu bilgisizliğimi
kendi suçum olarak görmemiştim. Olsa olsa bu yazılımları üreten firmaların
pazarlama başarısızlığı olabilirdi. Nitekim bu deneyimlerimden yola çıkarak
sektörde faaliyet gösteren bir firmanın
benzeri programı için bir marka konumlandırma çalışması yaptım.
Eğer ERP sistemi kurulmuş bir
firmada satış yöneticisi iseniz işiniz kolaydır. Mevcut sistem de ihtiyacınız
olan her tür raporu alabilirsiniz. Ancak ERP yoksa satış raporlarını excell ile tutabilirsiniz ki bu çözüm bir süre
sonra yetmemeye başlar. Üstelik manuel bir raporlama olduğu için hataya
açıktır. Bu durumda farklı bir çözüm gerekir ki bu satış yönetimi ile ilgili
programlardır.
Bir satış müdürü olarak ben
ekibimin çalışmalarını takip etme ve performansını ölçme işini şu kriterlere
göre yapardım.
·
Yeni müşteri ziyareti: Satış gelişimi için yeni,
potansiyel müşteriler ziyaret ediliyor mu? Edilmişse müşterinin potansiyeline
ilişkin bilgiler alınmış mı? Görüşme notları, görüşme sonucu ve kanaati nedir?
·
Mevcut müşteri ziyareti: Mevcut müşteriler ziyaret edilmiş mi? Neler görüşülmüş? Tahsilat
var mı? Yeni sipariş alınmış mı?
·
Gün sonunda rut planı tamamlanmış mı? Ziyaret
başarısı ve satış başarısı nedir?
·
Periyodik olarak aşağıdaki kırılım da
raporlar alınabiliyor mu?
o
Satış Temsilcisi
o
Müşteriler
o
Müşteri segmenti
o
Ürün tipi
o
Ürün grubu
o
Bölge bazında (il-ilçe-semt vb)
o
Miktar (kg,lt) ve ciro (TL)
Özellikle satış raporları satışın
yönetimi açısından çok kritiktir. Satış performansını değerlendirebilmek ve
kararlar alabilmek için mümkün olduğunca detaylı raporları kullanmak gerekir.
Bir yazılımdan bu raporları alabiliyorsanız veriyi excelle atarak artık ne
yapacağınız size kalmış. Kişisel olarak bu verileri pivot table ile analiz
etmekten hem keyif alırım hem de çok işime yarar. Bu analizlerle satışın nasıl
gruplandığını analiz edebilirsiniz.
·
Satış en çok hangi bölgelerde yoğunlaşmıştır?
·
Satışın %80’ini yaptığınız müşteriler kimdir?
·
En çok satışı hangi satışçı yapıyor?
·
Satış hangi ürün tipi veya grubunda
yoğunlaşıyor?
·
Satışlarınızın çoğunluğu hangi müşteri
gruplarında gerçekleşiyor? Vb
Eğer geniş bir coğrafya da,
kalabalık bir ekiple ve çok sayıda üründen oluşan bir portföyü satıyorsanız bu
değerlendirmeler hayati derecede önemlidir. Bu çalışmaları yapmadan
·
Tatmin edici satış cirolarına rağmen karlı
ürünleri mi satıyorsunuz? Yoksa karsız ürünlere yoğunlaşarak sermayenizi
verimsiz mi kullanıyorsunuz?
·
Satış, bölgeler arasında dengesiz bir şekilde
dağılarak belli bölgelerde yüksek Pazar payına rağmen bazı bölgeleri ihmal
ediyor olabilir misiniz?
·
Satışlarınızı hangi müşteri segmenti gerçekleştiriyor?
Satışın çoğunluğuna sahip müşteri segmenti belki de tavizsiz satış
yapamadığınız, bu nedenle de karlılığınızın düşük olduğu grup mudur?
Satışınızın az sayıda müşteri de yoğunlaşması cari riskinizi arttırdığı gibi
işinizin ticari geleceğini de riske atmış olmaz mı?
Bu değerlendirmelere göre
organizasyonunuzu ve stratejinizi gözden geçirerek yeni bir süreç
başlatabilirsiniz.
Bir diğer önemli konu da kurumsal
hafızanın oluşması ve sürekliliğidir. Müşterilerinizle ilgili görüşme
notlarının kayıt edildiği bir sistemde personel sirkülasyonu olsa bile
müşteriden kaynaklı riskleri yönetme kabiliyeti artar. Aksi takdirde o kadar
uyarınıza rağmen şirketiniz siz ayrıldıktan sonra o müşteriye satış yapar ve
parayı da batırır. Deneyimle sabittir.
Üretim işletmesi olmayan, üretim
işletmesi olsa da ERP’i olmayan şirketlerin satış süreçlerini yönetme, satış
performanslarının takibi ve ölçülmesi, müşterilerine ilişkin faaliyetlerini
kayıt altına alma konularında satış yönetimi programları çok ciddi kolaylıklar
sağlayacaktır.
