TAHSİLAT KALİTESİ NASIL ARTTIRILIR?

Tahsilat kalitesi her zaman önemliydi ancak şu anda yaşadığımız enflasyonist dönemde, yönetimin en önemli konusu haline geldi. Tahsil edilememiş her alacak veya tahsilatı geciken her alacak işletme sermayesinin günden güne erimesi demek. Bu nedenle tahsilat kalitesi, yapılan satış cirosunun hacminden daha önemlidir. Öyle ki düşük ciro ama zamanında tahsilat, yüksek cirolu geciken tahsilattan daha kıymetli olmuş durumda. Böylesi bir dönemde satış yönetiminin en hayati KPI'ı tahsilat kalitesidir. Satış ekibinin tahsilat kalitesini arttırmak için öncelikle zamanında tahsilatın ne olduğu ve şirket için önemi konusunda bilinçlendirilmesi gerekir. Alacak yaşlandırma raporunda yazan rakamların sadece rakam olmadığı, şirketin çalışması için gereken yakıt olduğunun anlatılması gerekir. İlave olarak tahsilat kalitesi raporlarının ekip ile düzenli paylaşımı, bölge performanslarının karşılaştırmalı olarak gösterilmesi gerekir. Bu raporlar olmadan satıcılar yaptıkları işi bütünlüklü olarak göremeyeceklerdir. Bugün yüzlerce firmada bu tür raporların üretilemediğini ve ihmal edildiğini de vurgulamam lazım. Bu raporları düzenli olarak paylaştığımız firmalarda tahsilat kalitesinin arttığına tanığım. Danışmanlığını yaptığım bir firmada genç bir satıcı arkadaşım "bu raporları gördükten sonra ne yaptığımızı anladım" demişti. Bu satıcı, o yıl hem satışta hem de tahsilatta en başarılı satıcı olmuştu. Tahsilat kalitesi raporları periyodik satış toplantılarında mutlaka değerlendirilmelidir. Yaptığı işin bütününü gören, bütünlüklü bakabilen satıcıların daha başarılı olacaklarını zamanla görülecektir. Ekte örnek birkaç slayt paylaşıyorum

 #tahsilatkalitesi #satışyönetimi #krizdesatış #satışgeliştirme #ortalamtahsilatvadesi #tahsilatperformansı #satışkpi #KPI #tahsilatraporu

 TAHSİLAT KALİTESİ NASIL ARTTIRILIR? (2)

İlk postumuzda tahsilat kalitesinin arttırılabilmesi için öncelikle düzenli raporların üretilmesi, satış ekibinin tahsilat performansının ölçülmesi ve düzenli toplantılarla paylaşılması gerektiğini paylaşmıştık. Bu paylaşımlar hem ekibi bilinçlendirecek hem de ekip için bir rekabet oluşturacaktır. Tahsilat kalitesinin arttırılması için ikinci bir unsur daha gerekir. Tahsilat kalitesi KPI'ları mutlaka prim sistemine dahil edilmeli, başarılı tahsilat primle ödüllendirilmelidir. Açık hesap oranı ve miktarı, ortalama tahsilat vadesi ve ortalama tahsilat süresi prim kriterleri içinde yer almalıdır. Böylesi bir prim sistemi satış ekibini sadece ciroya odaklanmasını önler. Ekibe satış miktarı ve cirosu kadar tahsilat kalitesinin de önemli olduğu hatırlatılmış olur. Bir danışmanlık çalışmamızda böyle bir prim sistemi ile yıllık açık hesap oranını %14'ten %4'e düşürmüş, hedeflerin çok üstünde olan ortalama vade ve tahsilat süresini hedef sürelere çekmiştik. #tahsilatkalitesi #primsistemi #satışprimi #satışyönetimi #satışeğitimi #finanseğitimi

 SATIŞ PRİM SİSTEMİNDE OLASI RİSKLER

Birçok firmada satış primi iyi kurgulanmadığı için amacına hizmet etmez ve çoğunlukla hayal kırıklığı ile uygulamadan kaldırılır. Öncelikle satış priminde amaç satıcılara prim kazandırmak değil şirketin satış hedeflerinin gerçekleşmesine yaptıkları katkı oranında ekibin ödüllendirilmesidir. Prim sistemi bunu gerçekleştirilecek şekilde tasarlanmalıdır.
Tecrübeme göre prim sistemlerinde şirketleri bekleyen bazı olası riskler vardır.
·       Satış ekibinin sürümü yüksek ürünlerin satışına odaklanması ve düşük karlılık oranının gerçekleşmesi. Satış ekibi ciro ve miktar hedefine odaklandığı için bunu en kolay ve rahat gerçekleştireceği ürünlere ağırlık verir. En çok talep gören, en kolay satılan ürünler daha çok satılır. Fakat bu tür ürünler genelde karlılığında düşük olduğu ürünlerdir. Bu alana müdahale edilmezse ciro hedefi yakalanmış ama karlılık hedeflerinin gerçekleşmediği bir sonuç çıkar.
·       Satış ekibinin tahsilata yoğunlaşmaması ile uzun vadeler, artan açık hesaplar, artan cari riskle karşılaşılır. Prim sadece miktar ve ciroya bağlandığında bu kaçınılmazdır.
·       Satış ekibinin yine ciroya odaklanması ile müşteri ayırt etmeksizin satış yapmasıdır. Bunun sonucu riskli müşterilerin sayısında artış ve şüpheli alacakların oluşmasıdır. Müşteri kıymetlendirmesi yapılmadan yapılan satış ile operasyonel maliyetlerin artması da bir başka sonuçtur. Bu alana müdahale edilmezse sırf prim uğruna riskli müşterilere satış yapıldığı bir durum oluşur.
Bu riskleri önlemek için prim sistemi kurgusunda dikkat edilecek hususlar şunlardır;
·       Prim sistemi mutlaka karlı satışa hizmet etmelidir.
·       Prim sistemi tahsilat kalitesini arttırmalıdır.
·       Prim sistemi cari riski düşürmelidir.
·       Prim sistemi nitelikli müşteri kazanımı sağlamalıdır.
Bunun için prim sistemine bu sonuçları yaratacak KPI'lar eklenmelidir. Böylesi bir prim kurgusu ile nitelikli ve karlı satışlar gerçekleşecektir. Bunu yaptığı oranda da satış ekibi ödülünü alacaktır.

BAYİLER İÇİN PRİM SİSTEMİ KURGULAMAK

Bayilere prim vermek satış yönetiminin en önemli kararlarından biridir. Prim nasıl verilecek, ne kadar verilecek, nasıl ödenecek, ne zaman ödenecek gibi sorular bu kararın içinde cevaplanmalıdır. Bayi priminde amaç bayiyi teşvik etmektir. Bu amacın gerçekleşmesi için  prim sistemi  iyi tasarlanmalıdır.

Şirketlerin Pazar payı ve konumu ne olursa olsun prim sistemleri bayilerin motivasyonu ve satış hedeflerine koşması için önemlidir. Günümüzün rekabetçi ve dinamik pazarlarında şirketlerin satış hedeflerine ulaşmak ve pazar konumlarını geliştirmek için dinamik sistemler uygulamaları zorunludur. Özellikle bayi kanalında standart bayi marjı gibi durağan sistemler yeterli değildir. Rekabetçi pazarlarda uygulanacak dinamik prim sistemi bayi kazancını performansa bağlayarak her iki taraf içinde olumlu sonuçlar doğuracaktır.  Şirket ne kadar güçlü olursa olsun bayi kanalında uygulayacağı prim sistemi rekabetin ataklarına karşı koruyucu bir işlev görecektir.  Her ne şekilde olursa olsun prim sisteminin uygulanması bayi kanalıdaki satışın sürekliliği ve gelişimi için çok önemli bir husustur.

Özellikle yeni kurulan ve gelişmekte olan bir bayilik sisteminde prim sistemleri daha da önemli olur. Kurulu bir bayilik sisteminde prim sistemini tasarlamak görece kolaydır. Oturmuş bir satış hacmi, bayi yapısı ve geçmiş verilere sahip olmak işi kolaylaştırır. Ancak bu verilerin olmadığı, belirsizlik şartlarında prim kararı vermek zorlaşır.

Bir prim sistemi tasarlamak için elde yeterli veri olmadığı durumda ne yapmak gerekir? Bu durumdaki şirketlere rehberlik yapacak bazı önerilerimiz var. Prim sistemine karar verirken dikkate alınması gereken aşamalar şunlardır:

1.      Prim, bayinin alım miktarına mı, alım miktarındaki artış oranına mı verilecek?: Geçmişe dönük satış verisi yoksa artış oranına verilemeyeceği açıktır. Bu durumda alım miktarı değerlendirilir. Artış oranına prim vermek bayiler için daha adil bir sistemdir. Az alan ile çok alan iki bayinin ödüllendirilmesi daha hakkaniyetli olacaktır. Bu yöntem tercih edildiğinde bayilerin alım miktarını etkileyecek farklılıklar (yöresel, mevsimsel, kültürel vb) dikkate alınmalı ve primlendirme bu gerçeğe göre yapılmalıdır.  (Örneğin erkeklerin kullandığı  traş makinası, köpüğü, kremi vb  ürünlerin batı bölgelerindeki satışı Doğu ve G.Doğu  Anadolu bölgelerine göre daha çok olacağı kesindir. Bu bölgelerdeki bayileri aynı miktarlar üzerinden primlendirmek hakkaniyetli olmayacaktır.)

2.      Prim sistemi  bayilere nasıl uygulanacak? İki yöntem vardır;

a.      Her bayiyi özel olarak, ayrı ayrı primlendirmek: Bu metotta yıl başında her bayiye özel bir satış hedefi verilerek prim oranları belirlenir. Bu prim oranları bayiden bayiye değişebilir veya aynı olabilir. Burada kritik husus satış hedeflerinin bayiye özel olmasıdır. Geçmiş satış verilerinin olmadığı, bayilerin bölgelerinde Pazar konumlarının heterojen olduğu yani en az satan ile en çok satan bayi arasındaki makasın yüksek olduğu durumlarda uygulanması daha iyi sonuç verir.  Geçmişe yönelik verinin olmadığı  yeni bayi veya yeni bir ürün durumunda  bayinin satışa ilk başladığı andaki cirosu veya  ilk çeyrek dönemi dikkate alınabilir.

 

 

b.      Bayilere aynı şartlarda geçerli olacak  ortak bir prim sistemi uygulamak: Bu metotta  prim şartları bayilere eşit olarak uygulanır. Birinci maddede belirttiğimiz durum dikkate alınır:

                                                    i.     Oran: Bayinin satış artış oranına (bir önceki yıl) göre primlendirme

                                                   ii.     Kademeli Alım Miktarı: Bayilerin  alım miktarları üzerinden primlendirme. Genellikle kademeli alım ve oranlar tespit edilir. Kademeli alım miktarı, oran sistemine göre daha esnek ve risksiz bir yöntemdir. Öngörülemeyen satışlarda az alıma düşük prim, çok alıma yüksek prim vererek  her bayiyi kapsamak mümkündür. Bu yöntem piyasada yaygın olarak kullanılır. Büyük ya da küçük her bayi tipine hitap eder ve performansı ne olursa olsun gelişen her satış her şekilde ödüllendirilir.

3.      Primin hesaplanacağı ve ödeneceği periyotların belirlenmesi: Şirketlerde aylık, 3 aylık, 6 aylık ve yıllık dönemlere göre hesaplamalar yapılır. Aylık olarak prim hesaplamak ve ödemek gerçekçi değildir. Şirketin ve özellikle satış ekibinin iş yükünü arttıracaktır. Ayrıca suistimale açıktır. Bu nedenle minimum 3’er aylık dönemlerde hesaplama yapılmalıdır. 3 ve 6 aylık periyotlar satışlarda mevsimsel sapmaları arındırır ve bayinin performansında sürekliliği teşvik eder. Bu yöntemde her periyot için verilecek primin bir kısmını yıl sonu hedefinin tutması halinde ödenmesi bayileri yıllık hedeflerine odaklayacaktır. Örneğin 3’er aylık dönemde hedefini yakalayan bayi cirosunun %4’ü oranında prim kazanıyorsa bunun %3’ünün hemen ödenmesi %1’inin ise yıl sonu hedefinin yakalanması halinde ödenmesi daha etkili olacaktır.    Üç’er aylık dönemlerde prim ödemesi piyasada daha çok tercih edilir. Üç’er aylık periyotlar bayilerin rıza göstereceği (bayiler en kısa sürede prim ödemesi bekler) en uzun, şirket içinde tahsilat gibi temel hususların halledildiği en kısa süredir.

4.      Prime dahil olacak ürünlerin/ürün gruplarının belirlenmesi: Özellikle karlılıkları farklı ürün gruplarının bulunduğu bir ürün portföyünde bayilerin katma değerli ürünlere ağırlık vermesi sağlanmalıdır. Bunun için değişik metotlar uygulanabilir. Toplam satışın belli bir oranı katma değerli ürün olması şartı konabilir. Veya  ürünler bazında prim oranları belirlenir. Katma değeri yüksek ürünlerin prim oranı daha yüksek tanımlanır vb. Prime dahil olacak ürünlerin kesinlikle katma değerli ürünler olması en önemli husustur. Zaten piyasada çok iyi bilinen, çok hızlı tüketilen ve fiyatı ya da vadesi sorgulanmayan bir ürün için ayrıca prim vermek doğru bir yaklaşım olmayacaktır. Ya yeni lansmanı yapılmış bir üründen bahsedebiliriz bu husus için, ya da satışını artırarak şirket gelirlerine anlamlı katkı sağlayacak diğer bir ürün olabilir.

5.      Ödemenin nasıl yapılacağının (para veya mal karşılığı)  belirlenmesi: Primlerin bayilere para veya mal karşılığı ödenmesi şirketlere ve sektörlere göre farklılaşır. Standart bir formül yoktur. Bazı şirketler kendilerini garanti altına almak için primi mal karşılığı vermeyi tercih ederler. Bazı firmalar vadeli satış yapıyorlarsa prim faturasını bayinin cari hesabına mahsup ederler. Bazı şirketlerde primi bayiye (borcu olmaması kaydı ile) nakit olarak öderler. Özellikle birim karlılık düşük ve cirolar yüksekse bayilerin asıl kazancı alacakları primdir. Bu durumda nakit ödeme söz konusu olur. Primlendirmeyi nakit olarak yapmayan firmalar primi  hediyeler, seyahatler, mal fazlaları, , kademeli paket iskontosu ve nakit alım iskontosu şeklinde de yansıtabilirler.

Bu beş maddenin cevaplanması göründüğü kadar kolay olmayabilir. Ancak bir prim sistemine geçiş yapmak için bu soruların cevaplanması kuvvetli bir başlangıç olacaktır.

Son olarak bayilere ödenen primler,  şirketin satış bütçesinin içinde yer alması sağlanmalıdır. Bu primlerin pazarlama bütçesine dahil edilmesi tavsiye ettiğimiz bir husus değildir. 11.05.2015   

Not: Bu yazımda görüşlerini paylaşan, deneyimleri ile katkıda bulunan satış müdürü arkadaşım Sabri Dönderici’ye teşekkür ederim.