BAYİDEN NE KADAR TEMİNAT MEKTUBU ALINMALIDIR?

Teminat mektupları ticari hayatın vazgeçilmez bir parçasıdır. Vadeli çalışan sektör ve firmalarda bayilerden teminat mektubu talep edilir ve istenir.

Ancak her firma teminat mektubu alamaz. Teminat mektubu alabilmenin koşulları vardır. Bir firma

·        Pazar Payı yüksekse

·        Marka değeri güçlüyse

·        Bayiye kazançlı bir iş fırsatı sunuyorsa teminat mektubu alabilir.

Bayiler firmanın çatısı altında oluşacak ticari fırsatlara ulaşabilmek için teminat mektubu vereceklerdir. Bu koşullar yoksa yani bayilere güçlü bir ticari fırsat sunulmuyorsa teminat mektubu almak zorlaşacaktır. Ancak firma ve bayisi arasında bir uzlaşma gerçekleşirse teminat mektubu alınması söz konusu olacaktır.

Satış yönetimi açısından teminat mektubu alınırken en önemli konu ne kadar alınacağıdır. Yani bir bayiden alınacak teminat mektubu tutarı nasıl hesaplanır?
Cevabı basittir aslında. Bayinin ödeme vadesi süresince yaptığı satış cirosu kadar olmalıdır.
Ayda 1.000.000TL ciro yapan ve ödeme vadesi 90 gün olan bir bayiden en az 3 aylık ciro tutarı kadar teminat alınmalıdır. Bayinin ödeme yapmaması en iyi ihtimalle 4. ay içinde gerçekleşecektir. Bu durumda satış durdurulup riskin büyümesinin önüne geçilir. İlk 3 aylık riskin karşılığı teminat altına alınmış olduğu için para batırma söz konusu olmaz.
En az 3 milyon olmalı ama 4 ila 6 milyon TL arasında da alınabilir.

Enflasyon koşulları unutulmamalıdır. Her yıla girerken fiyat artış planları dikkate alınarak arttırılacak teminat mektupları belirlenmelidir. Bayilere önceden bilgi verilmelidir ki onlarda kendi hazırlıklarını yapabilsinler. 6 ay sonra duruma uyanıp teminat arttırımı istemek çok hoş olmayacaktır. Gereksiz bir çatışma yaşanır.  
Bir satışçının ve satış yöneticisinin kariyeri sırasında başına gelebilecek en kötü şey para batırmaktır. Müşteri kaybetmenin, satış kaybının her zaman açıklaması olabilir. Ama para batırmanın açıklaması olmaz, olsa bile kimse dinlemez. Bu nedenle bayilerin risk hesabı ve yönetimi konusunda olağan üstü dikkatli olunmalıdır. Bayilerin teminat mektupları ve risk limitleri ezbere bilinmelidir. Haftalık ve aylık ciroları ile risk limiti sürekli kontrol edilmelidir. Risk limit kontrol sistemlerinin olmadığı şirketlerde (ki çoğu şirkette yok) bu sorumluluk satışçıya aittir. Bunları yapmaz ve para batırırsanız derdinizi kimseye anlatamazsınız.

TEMİNAT MEKTUBU NE ZAMAN BOZULUR?

Peki teminat mektubu ne zaman bozulur?

Yıllar önce Bpgaz'da bu konuda bir eğitim almıştık. Şirket hukukçuları bize teminat mektubunun ödenmemiş borç olması halinde bozulabileceğini söylemişlerdi. Bu ifade "Ödeme 3 gün gecikti haydi mektubu bozalım" şeklinde de algılanmamalıdır. Bayinin finansal olarak artık kendini bir daha toparlayamayacağı kesinleştikten sonra bozulmalıdır. Bu bir kriz yönetim sürecidir.

Kendi çalışmaların sırasında birkaç defa teminat mektubu bozmak durumunda kaldım. Birinde 5-6 ay bayiyi ayağa kaldırmak için uğraştım. Artık umut kalmadığında yerine yeni bir bayi açarak mektubu bozduk.

Diğerini hiç unutamam. Teminat mektubunun süresi dolmuştu. Bayimiz ile koordinasyon içindeydik ve bayimiz mektubu yenilemişti. Normal bir süreç yaşanmıştı. Ama bayimiz iki gün sonra battı. (Teminat mektuplarının vadelerinin takibi çok önemli) Yaptığı diğer ticari faaliyetlerden dolayı darboğaza düşmüştü. Ki son aldığı malın daha vadesi gelmemişti. Bayimiz bana "Faruk Bey teminat mektubum sizde var, son aldığım malı burdan tahsil edin. Böylece size borcum kalmayacak" demişti. Çok sevdiğimiz bir bayimizdi ve zor bir süreç yaşadı o günlerde.

Bu konuyu neden açtım? Bazen bazı firmaların, bayilerin borcu olmadığı halde teminat mektuplarını bozduklarını duyuyorum. Şimdiye kadar birkaç olay duydum. Bilmeyenler için söyleyelim; firma teminat mektubunun bozulmasını istediği anda banka bu işlemi yapar. Nedenini sorgulamaz.

Böylesi bir tutum bir amatörlük ve acemilik göstergesidir. Sudan gerekçelerle teminat mektubu bozulmaz. Bunun üç sonucu olur;

1.      Haksız bozma işleminden dolayı bayi, şirkete maddi ve manevi tazminat davası açabilir.

2.      Bankalar o şirket lehine teminat mektubu vermek istemezler. Firmanın bankalar nezdinde kredibilitesi düşer.

3.      Sektörde hiçbir bayi veya bayi adayı artık o firmanın bayisi olmak istemez. Güven kaybı yaşanır.

Kasıt ve art niyet yoksa teminat mektubunun bozulması süreci dikkatle yönetilmelidir. Hiçbir umut kalmadığı takdirde bozma işlemi yapılmalıdır.

Stresli, zor ve zahmetli süreçlerdir bunlar.